8 voordelen van een online jaarverslag
Naast een printversie en downloadbare PDF, kiezen organisaties steeds vaker voor een online jaarverslag. Er zijn zelfs pakketten die het mogelijk maken om vanuit één systeem te publiceren naar een PDF, website én app. Wat zijn nu eigenlijk de voordelen van zo'n online jaarverslag? We zetten ze voor je op een rijtje:
1. Eenvoudig wijzigingen doorvoeren
Als een PDF eenmaal door de grafisch vormgever is opgemaakt, is het lastig om nog correcties te doen. Met het juiste softwarepakket voor een online jaarverslag kun je via het CMS gemakkelijk wijzigingen doorvoeren. Met de software Reporting worden deze aanpassingen zelfs direct doorgevoerd in een PDF. Je hoeft dus maar op één plek je wijziging door te voeren en de website en PDF zijn automatisch up-to-date.
2. Je scoort beter op de transparantie-benchmark
De Transparantiebenchmark is een jaarlijks onderzoek naar de inhoud en kwaliteit van maatschappelijke verslaggeving bij Nederlandse ondernemingen.
Een belangrijk criterium hierbij is: de maatschappelijke verslaggeving is te ontsluiten via een daartoe ingerichte app en/of webnavigatie. Als de online verslaglegging van de MVO-activiteiten van jouw organisatie goed geregeld is, scoor je extra punten. Een online jaarverslag draagt hier dus aan bij.
3. Je kunt informatie interactief maken
In een online jaarverslag kun je grafieken en tabellen toevoegen die interactief zijn. Ook de toepassing van video en het aanmaken van een begrippenlijst is online een kleinigheid. Bovendien kun je de lezer door middel van links in de tekst veel meer verdieping bieden.
4. Geschikt voor smartphones
Een PDF schaalt op een smartphone niet mee en is dus lastig te lezen. Kies je voor een (responsive) online jaarverslag, dan is het jaarverslag ook direct toegankelijk voor gebruikers die het op een mobiel device willen lezen.
5. Lezers kunnen zoeken
Zoekmachines kunnen een online jaarverslag gemakkelijk indexeren. Gebruikers kunnen vanuit de zoekmachineresultaten direct naar de juiste pagina navigeren. Een PDF wordt daarentegen als geheel geïndexeerd. Daarnaast kunnen lezers met de interne zoekmachine snel vinden wat ze zoeken.
6. Een online jaarverslag is milieuvriendelijker
Omdat een PDF niet altijd goed leesbaar is vanaf een beeldscherm, wordt deze in de praktijk vaak uitgeprint. Daarnaast zijn er nog steeds veel organisaties die het jaarverslag alleen in print aanbieden. Met de komst van een online jaarverslag gebruiken we veel minder papier.
7. Geen fouten in de cijfers
In een online jaarverslag kun je probleemloos Excel-bestanden aan tabellen en grafieken koppelen. Deze worden dan automatisch in de correcte huisstijl in het online jaarverslag getoond. Hierdoor sluit je de kans op fouten bij het overnemen van getallen uit excel-bestanden naar het verslag uit.
8. Online samenwerken in één versie
Nooit meer verschillende versies van het jaarverslag op netwerkschijven of privé computers. Wat een verademing! De meest recente versie van het online jaarverslag staat gewoon online. Iedereen kan er tegelijkertijd aan werken. Je kunt precies zien wie wat gewijzigd heeft. Vorige versie terugzetten? Geen probleem! Ook kun je bevoegden rechten toebedelen, zodat ze alleen toegang hebben tot bepaalde hoofdstukken of pagina's.