"De service en ondersteuning bij dit product is ontzettend goed"

Koos Cramer werkt drie jaar bij het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG). Hij is stafmedewerker Raad van Bestuur en Secretaris Raad van Toezicht. Daarvoor werkte hij drie jaar bij Lifelines (onderdeel van UMCG). Sinds twee jaar verzorgt Koos de jaarverslagen van UMCG. Eerder deed hij dat voor Lifelines. Dit jaar heeft hij voor het eerst Kirra Reporting gebruikt.

Hoe bevalt Kirra Reporting?

“Heel erg goed. Het is me opgevallen dat het ontzettend gebruiksvriendelijk is; je kunt eigenlijk zonder cursus aan de slag. Ik ben daarnaast heel tevreden met de service die op dit product geleverd wordt. De ondersteuning vanuit iWink is super! Je kunt altijd bellen en je krijgt nooit het idee dat het niet uitkomt of dat iets niet op te lossen is. Goede service is zo belangrijk!”

Een groot deel van de content van jullie jaarverslag is door ons geplaatst, maar jullie hebben zelf ook aanpassingen gedaan. Hoe ging dat?

“Goed. We hebben dit jaar nog wel wat ondersteuning gehad, maar voor wat betreft het jaarverslag-deel zijn we er klaar voor om het volgend jaar helemaal zelfstandig te doen. Het is fijn dat het systeem prettig werkt en er veel mogelijk is.

Voor de jaarrekening ligt het iets anders. Onder meer door de invoering van het elektronisch patiëntendossier (EPD) was de verwachting dat we later zouden zijn met de jaarrekening. Achteraf gezien hadden we de hele jaarrekening beter pas kunnen plaatsen, nadat deze helemaal goedgekeurd was en er vrijwel niks meer wijzigde. Volgend jaar gaan we dat anders doen.”

Zijn jullie van plan om volgend jaar meer zelf te gaan vullen?

“Het deel van het jaarverslag ga ik volledig zelf doen. Zoals gezegd verschuiven we het plaatsingsmoment van de jaarrekening. Het zou ideaal zijn als het Excel- bestand met de jaarrekening vanuit Finance direct op Kirra past. We willen nagaan welke aanpassingen aan het bestand daarvoor nodig zijn.”

Zijn jullie tevreden over het resultaat?

“We zijn heel tevreden met hoe ons jaarverslag eruitziet. Wel hebben we geconcludeerd dat we te veel tekst hebben gebruikt. Volgend jaar willen we meer visuals, infographics, diagrammen en video’s gebruiken.”

Wat vind je de grootste verbetering nu jullie met Kirra werken?

“In voorgaande jaren werkten we met een extern bureau. Als dat bureau het jaarverslag had opgemaakt, zaten er in het finale document vanuit onze kant nog weleens fouten. Als we wilden dat die fouten werden aangepast, konden we bellen of mailen. Maar soms ontdekten we dergelijke fouten ’s avonds of in het weekend, daarom is het nu heel fijn dat we 24/7 ook zelf de aanpassingen kunnen doen. De goede support zorgt voor een stuk minder stress.”

In het proces van het maken van jaarverslagen verschuiven deadlines van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht nogal eens. Hoe ga jij daarmee om?

“Als we in november starten met het traject, hebben we een planning met alle deadlines voor iedereen. Dit jaar bleven de deadlines wel staan. Voor de jaarrekening was het iets ingewikkelder door de implementatie van het nieuwe EPD. Normaliter staat onze planning vast. Er komen weinig wijzigingen in en iedereen haalt zijn of haar deadlines.”

Hebben jullie met Kirra Reporting tijd bespaard ten opzichte van het oude proces?

“Ik denk het niet, maar omdat we dit voor meerdere jaren doen, wordt het uiteindelijk wel goedkoper. Ik heb er dit jaar zelf iets meer tijd in gestoken, maar mijn collega’s minder. De besparing op stress was – dankzij het supportteam – aanzienlijk.”

 

Hoe reageerden jullie stakeholders, medewerkers en andere geïnteresseerden op het verslag?

“Van de groep schrijvers die input hebben aangeleverd, hebben we tot nu toe geen reacties ontvangen. Dat zie ik als positief! Ons aanspreekpunt vanuit de Raad van Bestuur heeft aangegeven heel tevreden te zijn met
het resultaat. Het is erg fijn dat we nu een jaarverslag hebben dat meer van deze tijd is. Ook sommige extra zaken, zoals de highlights die we hebben toegevoegd, maken het erg mooi. Online is er veel meer mogelijk dan alleen in een PDF.”

Heb je tips voor andere ziekenhuizen die een jaarverslag/jaarrekening moeten maken?

“Begin op tijd, zorg dat je van tevoren goed weet wat je waar wilt hebben en maak een goede planning. En gebruik Kirra Reporting!”