"Kirra werkt prettig en efficient"

Petra Barnekow werkt bijna drie jaar bij Hanzehogeschool Groningen en is managementassistente bij stafbureau Financieel Economische Zaken. Petra heeft meegewerkt aan een aantal jaarverslagen. Ze gebruikte Kirra Reporting in 2018 voor het eerst. ‘Ons online jaarverslag past bij de tijd van nu.

Hoe is Kirra je bevallen?

“Heel erg goed. Vroeger stuurden we conceptversies van het jaarverslag met feedback heen en weer en dat werd dan centraal verwerkt. Nu gaat het veel sneller. Alle medewerkers met een eigen Kirra-account konden direct inloggen om aanpassingen te doen. Vanuit Finance was ik verantwoordelijk voor de jaarrekening. Ons hoofd Financiële Administratie checkte vervolgens online het resultaat. De marketing- en communicatieafdeling had uiteraard ook een eigen account en logde zelf in om aanpassingen te doen. Het proces was vele malen efficiënter dan het over en weer sturen van Wordbestanden.”

Je hebt de jaarrekening voor het grootste deel zelf gevuld via de Excel-koppeling. Hoe ging dat?

“Ik heb er plezier in om me een systeem eigen te maken. Daarom heb ik in het begin de tijd genomen om een en ander zelf uit te vinden. Vervolgens heb ik contact gehad met het supportteam om echt te starten. Hoe bouw je nu een goede Excel-sheet op die Kirra ook goed leest? Ik kreeg een paar goede tips en vervolgens kon ik bijna alles zelf. Verder had ik veel aan de voorbeelden die lieten zien hoe je een goede jaarrekening maakt in Excel. Ook een artikel uit de kennisbank, 15 tips voor het werken met Excel-bestanden in Kirra, was erg handig.” 

Wat vind je het meest opvallend aan Kirra?

“Het is gebruiksvriendelijk en overzichtelijk, maar tegelijkertijd ook flexibel. Zo hebben we functionaliteiten op maat toe laten voegen. In de jaarrekening wilde ik bijvoorbeeld bepaalde subkoppen onderstrepen. Het supportteam heeft me telefonisch heel goed geholpen, zodat ik ze uiteindelijk zelfstandig kon onderstrepen. Een ander voorbeeld: in Kirra kun je standaard de bovenste rij van een tabel markeren als header. Deze wordt dan bold getoond met een achtergrondkleur en een dikke streep eronder. Bij een paar tabellen wilden we deze opmaak ook op de tweede rij, maar die optie zat niet standaard in het pakket. Op ons verzoek werd het toch door jullie ingebouwd. Die oplossingsgerichte flexibiliteit is ontzettend fijn.”

Met Kirra Reporting kun je geheel zelfstandig een jaarverslag in elkaar zetten, maar soms is ondersteuning prettig. Hoe beviel de ondersteuning vanuit iWink?

“Perfect. Jullie zijn uitstekend bereikbaar, zijn erg vriendelijk en hebben mij een vliegende start gegeven. Ik heb ervaren dat als een vraag niet gelijk beantwoord kan worden, jullie er zo snel mogelijk op terugkomen.” 

Zijn jullie tevreden over het resultaat?

“Jazeker! De jaarrekening springt eruit en ziet er heel mooi uit in onze huisstijl. De online versie past veel beter bij de tijd van nu. Deze versie beschikt over een zoekfunctie. Als je iets uit de jaarrekening zoekt, hoef je niet meer te bladeren of te scrollen; je typt de post in de zoekbalk en bent gelijk op de juiste plek. Dat er óók nog een PDF beschikbaar is, is helemaal handig. Zo hebben we een printje gemaakt voor de Raad van Toezicht.” 

Wat vind je de grootste verbetering nu jullie met Kirra werken?

“Voorheen werkten we vanuit verschillende lijstjes. Er ‘zwierven’ overal Word- en Excel-bestanden rond. Dat gebeurt nu niet meer. We werken in één systeem, dat is veel efficiënter.”

In het proces van het maken van jaarverslagen verschuiven deadlines van het Collega van Bestuur en Raad van Commissarissen nogal eens. Hoe ga jij daarmee om?

“Jean-Paul (hoofd Financiële Administratie) en ik hebben er bewust voor gekozen om zo vroeg mogelijk met de jaarrekening te beginnen. De online versie konden we gebruiken in de besprekingen met de Raad van Toezicht en het College van Bestuur. De wijzigingen uit deze overleggen kon ik vervolgens gemakkelijk doorvoeren in Kirra. Van verschuivende deadlines was geen sprake.

Hebben jullie met Kirra Reporting tijd bespaard ten opzichte van het oude proces?

“Ik denk het wel, maar dit is pas het eerste jaar, waarin we het systeem ook nog moesten leren kennen. Ik denk dat we in het tweede jaar het verschil nog veel meer gaan merken.”

Wat waren de reacties van stakeholders, medewerkers en andere geĆÆnteresseerden?

“Intern reageert iedereen heel positief op het mooie en overzichtelijke jaarverslag. Voorheen wilden mensen een geprint exemplaar, nu zoeken ze online en hebben ze het zo bij de hand.”

Welke tips heb je voor andere financiƫle medewerkers die een jaarverslag of jaarrekening moeten maken?

“Over de Excel-koppeling: begin met één pagina/tabel. Ga daarmee puzzelen hoe het moet. Als je het onder de knie hebt, doe pas dan de rest, waarbij je de eerste pagina als voorbeeld gebruikt. Laat het even checken door het supportteam.”

 

Zou je Kirra Reporting aanraden bij andere onderwijsinstellingen?

“Jazeker! Het werkt een stuk prettiger en efficiënter.”