"Ons jaarverslag is met Kirra sneller klaar dan ooit"

Michiel Commandeur werkt dertienenhalf jaar bij ROC Alfa-college. Hij is adviseur Marketing & Communicatie. Michiel heeft inmiddels aan dertien jaarverslagen meegewerkt. In dit interview vertelt hij over zijn ervaringen met Kirra Reporting. 

Jullie hebben Kirra Reporting dit jaar voor de vierde keer gebruikt. Hoe bevalt dat?

“Heel goed. Kirra zorgt voor een snelle productie van ons jaarverslag. Ooit begonnen we met een boekwerk, daarna gingen we digitaliseren en kregen we een interactieve PDF. Zowel bij het boekwerk als de PDF was een externe vormgever betrokken. Het proces van over en weer feedback geven en verwerken kostte veel tijd. Met Kirra Jaarverslag is die stap eruit gehaald. We zijn veel zelfredzamer, zonder dat het ingewikkeld wordt. We zien direct het resultaat en dat bespaart ons veel tijd!”

Wat zijn je bevindingen na enkele jaren Kirra-gebruik?

“We werken steeds met dezelfde groep van vier mensen. Ik ben daarvan de jongste, maar ook de anderen – die wat minder digitale ervaring hebben – werken met Kirra. We worden er steeds handiger in en benutten de ervaringen die we hebben opgedaan. Het eerste jaar vulde ik het jaarverslag in m’n eentje, maar dit jaar is ook de rest al een stuk zelfredzamer. Wat ik nog steeds zelf doe is de tabellen plaatsen, dat vraagt iets meer vaardigheid. In vergelijking tot de eerste paar jaar voel ik me zelfverzekerder, met name op het gebied van de jaarrekening. Met een goed Excel-bestand als uitgangspunt is de jaarrekening redelijk gemakkelijk op te bouwen in Kirra”

 

Hoe ging het vullen van het jaarverslag?

“Vorig jaar kostte het nog best wat tijd om het voorbeeld-jaarverslag dat jullie het eerste jaar hadden gemaakt na te maken. Dit jaar wilde ik het zelf doen. Ik heb dezelfde aanpak gevolgd en ben er anderhalve dag mee bezig geweest; de helft van de tijd die ik er vorig jaar aan besteed heb. Het scheelt dat de controle van de cijfers nu minder tijd kost dan toen we nog werkten met een externe vormgever. Toen werd alles overgetikt en vervolgens gecontroleerd. Daar zaten altijd wel een paar foutjes in, die allemaal aangepast moesten worden. De controle en correctie gebeurt nu gaandeweg het proces. Op het einde checkt Finance het nog wel. Dit jaar was het in één keer allemaal goed.” 

Wat vind je het meest opvallende aan Kirra?

“Het grote voordeel is dat je zelf de controle hebt, met name als het gaat om tekst- en cijfercorrecties. Je logt in, doet een aanpassing en klaar is Kees. Het is fijn om onafhankelijk te zijn van een derde partij. Vroeger moest iedereen de Word-versie en vervolgens het opgemaakte concept lezen en corrigeren. Nu gaat dat organisch; iedere betrokkene doet dat naar behoefte. Opmerkelijk vind ik ook dat Kirra het Excel-bestand met allerlei formules en verwijzingen prima aankan.”

Met Kirra Reporting kun je geheel zelfstandig een jaarverslag in elkaar zetten, maar soms is ondersteuning prettig. Hoe beviel de ondersteuning vanuit iWink?

“Ook dit jaar heb ik inderdaad een paar vragen gesteld aan Claudia, Martijn en Mark van Support. Dat ging over zaken als een DNS-wijziging. Ook hebben we nog wat aanpassingen gedaan rond de hoofdstukindeling. iWink biedt vlot ondersteuning.”

In het proces van het maken van jaarverslagen verschuiven deadlines van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht nogal eens. Hoe ga jij daarmee om?

“De jaarrekening was een week na de afgesproken deadline klaar. Ik had vervolgens nog drie dagen om deze in Kirra te plaatsen. Ik heb mijn agenda hiervoor vrijgemaakt en daarbij heb ik jullie gevraagd om standby te staan indien nodig. Uiteindelijk is het gelukkig allemaal goedgekomen. Als we deze deadline-verschuiving hadden gehad terwijl we nog volgens het oude proces werkten, dan hadden we het niet gered.” 

Zijn jullie tevreden over het resultaat?

“Jazeker! Ook tijdens het proces is het mooi om te zien hoe het vordert. Tussendoor lieten we het College van Bestuur online meekijken. Het College vond het direct al overzichtelijk en mooi. Met een geprinte of digitale PDF werken we niet meer; iedereen kijkt online. Ook de Raad van Toezicht moest goedkeuring geven en kreeg dus een link. Dat werkte naar volle tevredenheid.” Hoe reageerden jullie stakeholders, medewerkers en andere geïnteresseerden op het verslag? “Intern hebben we geen enkele wanklank gehoord. Iedereen is positief.”

Welke tips heb je voor andere marketing- en communicatieprofessionals die zich bezighouden met het jaarverslag?

“Gebruik Kirra. Ook als je een beetje ‘koudwatervrees’ hebt, zal je zien dat het technisch goed te doen is en je er een hoge mate van flexibiliteit mee wint. Je bent niet meer afhankelijk van anderen. Ook fijn: wat je aanpast, wordt direct verwerkt in het eindresultaat.   Een andere tip: focus eerst op de inhoud, later pas op uiterlijkheden. Zo heb ik de foto’s pas op het laatst geplaatst.” 

Zou je Kirra Reporting aanraden bij andere onderwijsinstellingen?

“Ja! Het bevalt ons heel goed.”

 

Creƫer zelf met Kirra Reporting