"Ons jaarverslag heeft nu echt een professionele uitstraling"

Ellen Dikland werkt sinds 2010 als medewerker Communicatie & Marketing bij woningcorporatie Accolade. Sinds 2011 verzorgt ze de jaarverslagen. Kirra Reporting gebruikte ze in 2018 voor het eerst.

Interview | Ellen Dikland | Woningcorporatie Accolade

Hoe is Kirra je bevallen?

“Goed! Het jaarverslag ziet er mooi, overzichtelijk en volledig uit. Het vullen van het jaarverslag werkt heel logisch. We zijn blij met het eindresultaat.”

Wat vind je het grootste voordeel van Kirra?

“De prettige lay-out. En het feit dat je ook een pdf-versie kunt downloaden.”

Met Kirra Reporting kun je geheel zelfstandig een jaarverslag in elkaar zetten, maar soms is ondersteuning prettig. Heb je ondersteuning gevraagd? En zo ja, hoe beviel dat?

“Het vullen van het jaarverslag was veel werk, maar inderdaad niet moeilijk. Voor het financieel verslag en de factsheets hebben we hulp vanuit iWink gevraagd. Het fijne was: het supportteam reageert ongelooflijk vlot en communiceert helder en duidelijk. Ze kunnen zich goed verplaatsen in ons als klant en denken actief mee. Zo kwamen ze met manieren waarop we de tijdlijn niet in de pdf hoeven op te nemen en waarmee we de factsheets apart per gemeente kunnen downloaden. Omdat dit een relatief nieuw systeem is en wij het voor het eerst gebruiken, had ik verwacht dat we tegen wat lastige hobbels aan zouden lopen. Maar dat was niet het geval.”

Wat zijn de grootste verschillen met het proces van jullie eerdere jaarverslagen?

“Voorheen maakten we het jaarverslag in Word. Dat was minder werk om in elkaar te zetten, maar het had ook een veel minder professionele uitstraling. Daarnaast maakten we nog een verkorte, ‘populaire’ versie; de uitdaging was om deze twee varianten mooi op elkaar te laten aansluiten. Nu is alles geïntegreerd in één jaarverslag. Mensen kunnen er naar wens doorheen klikken en alleen de hoofdstukken lezen die hen interesseren. De grootste verandering is dat we collega’s nu meer bij het proces betrekken. Op intranet werken we met een Bestuursverslag-team. Kirra biedt de mogelijkheid om het jaarverslag online te checken op voortgang. Ook kun je er op elk gewenst moment feedback op geven. Dat werkt heel fijn. Nog niet iedereen van het team maakt gebruik van deze mogelijkheid, maar die kant wil ik wel steeds meer op.”

Tijdens het proces van het maken van jaarverslagen verschuiven deadlines van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht nogal eens. Bij jullie ook. Hoe ga jij daarmee om?

“Ik ben niet anders gewend. Eigenlijk is er elk jaar wel iets dat opschuift. Ervaring heeft me geleerd dat ik ervoor moet zorgen dat ik de teksten vanuit de organisatie op tijd ontvang, zodat ik ze bijtijds kan redigeren. Vaak is dat al in de eerste twee maanden van het nieuwe jaar. Verder houd ik me aan de eerste deadline, zodat alle teksten al zoveel mogelijk geredigeerd in het verslag staan.

Het leuke vind ik dat we de teksten – op het financieel verslag na – allemaal op B1-niveau hebben gekregen in plaats van B2, wat eerder wel gebruikelijk was. B1 hanteren we ook in onze brieven en e-mails naar klanten. De teksten voor het jaarverslag worden zo steeds beter en duidelijker. Het went dat het proces steeds meer online plaatsvindt. Via intranet houden we mensen op de hoogte die betrokken zijn bij het jaarverslag of die een onderdeel moeten aanleveren. Ook hebben we vanaf januari tot ongeveer april tweewekelijks overleg met een kleine groep collega’s van financiën, die nauw betrokken zijn. Nu ik gewend ben aan Kirra verwacht ik dat het proces volgend jaar nog soepeler verloopt.”

Ervaar je Kirra Reporting als tijdbesparend?

“Nog niet aanzienlijk. Het uploaden van teksten en het plaatsen van afbeeldingen kost nu eenmaal veel tijd. Maar ik hoop dat we het jaarverslag van dit jaar volgend jaar als basis kunnen gebruiken, zodat we misschien niet alles apart hoeven te uploaden. Het redigeren door verschillende mensen is nu wel makkelijker. Dat kan gewoon online. Verder heb ik geen ‘populaire’ versie hoeven maken en dat bespaart ook tijd.”

 

Jullie hebben een kaart met gemeenten en factsheets toegevoegd. Waarom zijn dat belangrijke elementen?

“Gemeenten zijn onze primaire belanghouders. En dus belangrijk voor ons. Elk jaar maken we prestatieafspraken met hen. Voor gemeenten is een bestuursverslag boeiend, omdat we ons hierin verantwoorden. Maar hoe het ervoor staat met de eigen gemeente is het meest interessant. Door per gemeente een factsheet te maken, wordt dat voor elke afzonderlijke gemeente mooi inzichtelijk. Tabellen en tekeningen zeggen vaak meer dan veel tekst. Onze boodschap komt zo beter over. De algemene kaart laat mooi zien wat ons werkgebied is.”

Hoe reageerden jullie belanghouders, medewerkers en andere geïnteresseerden op het verslag?

“Die reacties moeten nog komen, want het jaarverslag is – vanwege een paar laatste kleine aanpassingen - nog niet gepubliceerd. Ik ben erg benieuwd! De collega’s die ermee bezig zijn, zijn sowieso heel positief.”

Kirra Reporting Magazine

Download hier het Kirra Reporting magazine met meer interviews en informatie. 

 

Welke tips heb je voor andere marketing- en communicatieprofessionals die zich bezighouden met het jaarverslag?

“Begin op tijd! En stel een team samen. In januari hebben we een soort aftrap georganiseerd voor een grote groep collega’s. Daarin hebben we de onderwerpen vermeld en aangegeven wie wat moet aanleveren en wanneer. Dat werkt goed.”

Zou je Kirra Reporting aanraden bij andere woningcorporaties?

“Zeker. Het ziet er mooi uit en het systeem is flexibel. Naast tekst kun je ook interviews of filmpjes in het jaarverslag kwijt. Het biedt veel mogelijkheden en dat is prettig!”

 

Creëer zelf met Kirra Reporting