Leestijd 3 minuten

Marcom-software: standaard, maatwerk of beide?

Marcom-software: standaard, maatwerk of beide?

Wanneer kies je voor maatwerk, standaardsoftware of een mix van beide? Dat is een vraag waar veel organisaties niet zo 1-2-3 het juiste antwoord op hebben.

Organisaties hebben steeds vaker te maken met het uitzoeken van de juiste software. Dit geldt ook de marketing- en communicatiemiddelen zoals websites, het intranet of oplossingen voor nieuwsbrieven of narrowcasting. Al snel rijst de vraag: "gaan we voor een standaardoplossing of ontwikkelen we maatwerk?" Beide keuzes hebben gevolgen voor de uitbreidbaarheid, het onderhoud en de kosten op korte en lange termijn.

Volgens ons is er een simpele vuistregel: kies voor standaard als het kan en alleen voor maatwerk als het echt moet. Lees hieronder waarom.

Software moet doorontwikkeld worden

Doordat de IT-sector zich in razend tempo ontwikkelt, verwachten mensen steeds meer van software. Denk aan de apps op je telefoon. Tegenwoordig is er iedere week wel een update. We verwachten dat alles steeds sneller, gebruiksvriendelijker, functioneler en foutlozer is. Veiligheid en altijd beschikbaar zijn van software is inmiddels een minimale vereiste. Je kunt tegenwoordig dus niet meer stil blijven staan. 

Standaard: overal waar het kan

Wij raden daarom aan om (waar het kan) standaard software te gebruiken. Standaard software wordt door meerdere organisaties gebruikt.  Hierdoor gaan de kosten flink omlaag, bugs worden sneller gevonden en de software is vaak gebruiksvriendelijker. Nog een voordeel is dat je functionaliteiten 'gratis' meekrijgt als je een nieuwe update installeert.

Het gebruiken van standaard software heeft dus erg aantrekkelijke voordelen. Er zit wel een duidelijke grens aan het gebruiken van standaard software: het moet bij je situatie passen. Of in andere woorden, de behoefte die de gebruikers hebben moet worden vervuld. Is dit niet zo dan past de standaard software niet bij je situatie of moet het worden aangevuld met maatwerk zodat het passend wordt.

Maatwerk: alleen als het moet

Het mooie van maatwerk is dat je een stukje software krijgt dat precies dat wat jij nodig hebt. Het nadeel is dat de kosten voor het onderhoud en het oplossen van bugs ook voor jouw rekening zijn. Het ontwikkelen van software is kostbaar, omdat het veel tijd kost. Adviseurs, designers, programmeurs en testers moeten samen aan de slag om het aan de verwachtingen te laten voldoen. Ook zul je altijd zelf moeten zorgen voor het aanzwengelen van de doorontwikkeling van de software. Je moet dus blijvend budget reserveren voor onderhoud en doorontwikkeling van maatwerk.

Als er standaard software is die de behoefte van je gebruikers voor een groot deel - maar niet voor 100% -  vervult, dan kan je kiezen voor een beetje maatwerk bovenop de standaard software. Voordat je hiervoor kiest, overleg je bij voorkeur met de softwareleverancier of bepaalde functionaliteit alsnog ingebouwd kan worden in de standaardsoftware. Kan dat niet? Dan moet je over naar maatwerk.

Maak weloverwogen beslissingen

De keuze voor maatwerk wordt niet altijd met de juiste argumenten genomen. Er wordt regelmatig gekozen vanuit de eigen smaak of de persoonlijke behoeftes van degene die de software uitzoekt. Rekening houden met de toekomstige onderhoudskosten en doorontwikkeling schieten er vaak bij in en dit geeft in de toekomst soms vervelende en kostbare situaties.

Het is verstandiger om in kaart te brengen wat de eisen zijn voor eindgebruikers. Denk hierbij om de verschillende stakeholders zoals de verschillende externe doelgroepen en interne afdelingen. Verdeel deze eisen in ‘must have’ en ‘nice to have’. Dit maakt het maken van de juiste keuze voor software makkelijker. Gebruik je als vuistregel “standaard als het kan, maatwerk als het moet” dan zit je ook goed qua onderhoud.

Feit is dat we tegenwoordig verwachten dat software blijft doorontwikkelen. Hou daarom rekening met deze doorontwikkeling in je budget. IT en finance zijn vaak een bepalende factor tijdens het besluitproces en zijn ook betrokken bij onderhoud en de kosten daarvan. Neem ze gelijk mee zodat je vervelende situaties voorkomt.