Leestijd 6 minuten

15 tips voor Excel-bestanden in Kirra bij het maken van de jaarrekening

15 tips voor Excel-bestanden in Kirra bij het maken van de jaarrekening

Kirra Jaarverslag beschikt over de "Data & Visualisatie +" module. Deze module is een uitbreiding op de module Data & Visualisatie en maakt het mogelijk om tabellen en grafieken te koppelen aan Excel-bestanden. Wanneer er een nieuwe versie van het Excel-bestand in Kirra wordt geplaatst zullen de waardes in alle tabellen en grafieken automatisch worden bijgewerkt. Heel handig uiteraard voor de verschillende tabellen en grafieken die er allemaal in een jaarverslag worden gebruikt, maar bij uitstek geschikt voor het maken van de jaarrekening in het jaarverslag. In dit artikel vind je een aantal tips voor het werken met Excel in combinatie met Kirra Jaarverslag. 

1. Gebruik de standaard getalnotatie in Excel (eigenschappen van een cel)

Het beste is om de standaard getal notatie van Excel gebruiken (Getal > Aantal decimalen 0, Scheidingstekens voor duizendtallen aan, Negatieve getallen optie 3 (-1.234). Het is mogelijk om een aangepaste getal-notatie te gebruiken, maar daarvoor dient er een maatwerk-aanpassing in uw installatie te worden gedaan (= meerwerk).

Vaak worden in Excel-sheets "aangepaste getal weergave" ingesteld voor het anders weergeven van de waarde "0" en negatieve getallen. Standaard laat Kirra de waarde "0" als "0" zien (dus geen "-")  en wordt er voor een negatief getal een "-" geplaatst. 

Standaard getal-notatie Standaard getal-notatie

Aangepaste getal-weergave Aangepaste getal-weergave

2. Lijn getallen rechts uit

Voor het verbeteren van de leesbaarheid is het beter om  getallen in Excel rechts uit te lijnen. Dit wordt automatisch door Kirra overgenomen. 

3. Maak gebruik van de "Randopties" in Excel om randen te tonen

Wil je dat een bepaalde cel in een tabel een onderrand, dubbele onderrand en/of bovenrand krijgt? Stel dit dan in bij de cel-eigenschappen in Excel. Gebruik niet de functie van "onderlijning" van de tekst. 

Pas geen randen toe op cellen waar je niet wil dat deze in het jaarverslag (online en PDF) getoond worden. Ze bijvoorbeeld niet een buitenrand om alle tabellen van de jaarrekening heen. Dit wordt uiteindelijk niet mooi. 

4. Gebruik zo min mogelijk kolommen

Door zo min mogelijk kolommen te gebruiken worden getallen en tekst veel leesbaarder. Soms zetten mensen de totalen in een aparte kolom (zie onderstaand voorbeeld). Wij raden dat af.

In Kirra kun je overigens zelf de kolombreedtes definieren, maar grote getallen (bijv. 1.485.104.239) zullen toch altijd op 1 regel getoond moeten worden. Daar moet wel de ruimte voor zijn. Deze getallen kun je niet afbreken.

5. Gebruik geen samengevoegde cellen en plaats zinnen in één cel

Kirra kan niet omgaan met "samengevoegde cellen". De waardes worden wel ingelezen, maar worden in de eerste cel van de samengevoegde cellen geplaatst. Beter is om dit niet toe te passen.

In Kirra worden zinnen en woorden die te lang zijn om op 1 regel in een tabel te tonen automatisch afgebroken. Doe dit niet zelf in het Excel-bestand al door teksten op 2 verschillende regels te zetten. 

6. Gebruik de juiste datum-notatie

Vaak wordt de datum boven de kolommen als 31-12-2017 getoond. Als je wil dat deze goed wordt getoond (dus niet op de Amerikaanse manier: 12-31-2017) zul je de juiste datumnotatie moeten gebruiken in Excel. Selecteer de cel waar de datum in staat en kies: Rechter muisknop > Cellen opmaken > Getal > Datum > 14-03-01. Dat is de 4e optie. Kies dus niet de eerste optie "*14-03-01".

Het is ook mogelijk om een cel in Excel aan te passen zodat deze altijd als tekst wordt geïnterpreteerd. Die doe je door voor de waarde van de cel een ' (apostrof) te plaatsen. Excel zal de cel dan als tekst formatteren en geen automatische formats over de cel zetten. Zo kun je bijv. een datumnotatie als 31-12-2017 krijgen in plaats van de standaard: 31/12/2017. 

7. Gebruik geen randen in headers van de tabellen

Het is beter om geen randen op de cellen in de header van een tabel te gebruiken (waar vaak de jaartallen staan) gebruiken. In Kirra kan namelijk een uniforme opmaak toe worden gepast op op alle eerste rijen van tabellen en dat ziet er strakker/mooier uit dan de randen vanuit Excel.

8. Gebruik alleen een achtergrondkleur op een cel als je dit ook echt wil

Soms zetten gebruikers een witte achtergrond-kleur op alle cellen in een tabel. Dit doen ze om de rasterlijnen te verbergen die Excel standaard laat zien. Doe dit niet als je ook niet echt wilt dat er een achtergrondkleur wordt getoond in de tabel. De rasterlijnen die Excel standaard laat zien worden door Kirra niet overgenomen en het is dus niet nodig om een achtergrondkleur in te stellen om deze te verbergen in het jaarverslag. 

9. Gebruik de functie "rijen verbergen" niet

Maak niet gebruik van de functie "rijen verbergen" om bepaalde waardes niet te tonen. Het bereik (bijv. A4:D48) die je instelt  in Kirra houdt daar geen rekening mee en laat ook de waardes in de verborgen rijen zien. 

10. Wees consistent in de weergave van titels, bijschriften, subtotalen en totalen

Het meest mooie is wanneer alle verschillende onderdelen in de tabellen van een jaarrekening op een consistente manier worden getoond. Dus niet op de ene plek een subtotaal onderstreeptweergeven en in een andere tabel dikgedrukt.

11. Gebruik niet meer dan circa 5 tabbladen per Excel-bestand (splits dus de jaarrekening over meerdere bestanden)

Veelal zul je geneigd zijn om de gehele jaarrekening (en misschien wel alle tabellen die in het jaarverslag komen) in één Excel-bestand te zetten. Dit is voor het werken met Kirra Jaarverslag niet handig om de volgende 2 redenen: 

  1. Doordat je het Excel-bestand wat gekoppeld is aan Kirra tijdens de realisatie vaak zult vervangen moet deze elke keer opnieuw worden ingeladen als deze is aangepast. Omdat een complete jaarrekening soms wel uit met meer dan 20 tabbladen bestaat moeten alle tabellen elke keer opnieuw worden ingeladen. Dit kan soms best even duren (> 15 seconden). Veel gebruikers denken dan "valt wel mee", maar als je net lekker aan het werk bent is dat best irritant. 
  2. Wanneer de complete jaarrekening en andere tabellen die in het jaarverslag staan in één Excel-bestand staan kan maar één iemand tegelijk aan dat bestand werken. 

Een oplossing is om verschillende Excel-bestanden te maken met max. 6 tabbladen per bestand. Op deze manier heb je geen last van bovenstaande nadelen.

12. Pas op met het plaatsen van meerdere tabellen op één tabblad in Excel

Vanwege punt 11 kun je geneigd zijn om meerdere tabellen op 1 tabblad te zetten. Voor de toelichting op de balans wordt dat ook vaak gedaan. Dit kan goed en maakt Kirra niet langzamer in gebruik. Wees hier echter voorzichtig mee. Komt er namelijk boven in het tabblad ergens een regel extra bij, zullen alle bereiken (bijv. A34:D58) moeten worden aangepast. Dit kun je voorkomen door onder elke tabel een aantal extra witregels op te nemen. Elke keer als in een bepaalde tabel een regel extra wordt geplaatst haal je een witregel onder de tabel weg. Dit werkt goed, maar vraag wel even wat extra alertheid.

13. Splits lange tabellen in Kirra op

Lange tabellen (bijv. het Kasstroomoverzicht) kun je beter in Kirra opsplitsen in verschillende tabellen. In Excel kunnen alle waardes prima op één tablad staan. In Kirra kies je dan bijv. voor 3 tabellen voor de "Operationele activiteiten", "(Des)investeringsactiviteiten" en "Financieringsactiviteiten". Het resultaat is dat de tabellen beter leesbaar zijn, maar dat deze in de PDF ook gemakkelijker over verschillende pagina's kunnen worden geplaatst. Anders wordt de tabel op een bepaalde rij afgebroken en gaat de tabel op de volgende pagina verder.

14. Gebruik geen afbeeldingen en grafieken in het Excel-bestand

Excel geeft de mogelijkheid om afbeeldingen in de bestanden te plaatsen. Doe dit niet. Kirra kan hier niet mee omgaan. 
Ook lijkt het aanlokkelijk of vast grafieken in Excel te maken. Doe dit ook niet. Kirra maakt zelf de grafieken o.b.v. de waardes uit het Excel-bestand. Een grafiek overnemen uit het Excel-bestand kan Kirra niet.

15. Lees de handleiding

Op handleidingjaarverslag.sites.kirra.nlstaat een uitgebreide handleiding voor het werken met Kirra Jaarverslag. Niet alleen voor het werken met Excel-bestanden in Kirra, maar voor het maken van het complete jaarverslag. Lees de handleiding goed door. Het scheelt je uiteindelijk tijd. 

Voorbeeld Excel & ondersteuning

Download hier een voorbeeld bestand (met Balans en W&V) waarin bovenstaande tips zijn toegepast. 

We weten als geen ander hoeveel druk en deadlines er komen kijken bij het maken van het jaarverslag. Kirra Jaarverslag zal je helpen om het hele proces efficienter en makkelijker te laten verlopen. Ondersteuning kan echter altijd makkelijk zijn. Schroom niet om ons in te schakelen om te helpen!